HR Analytiikka – Nuppiluvut ja FTE

Jatkamme tässä aiemman artikkelimme mukaisesti HR – dataan liittyvien asioiden käsittelyä.

Henkilöstön kokonaismäärä (”nuppiluku”) ja FTE:t ovat yksi tärkeimmistä HR  – raportoinnin ja analytiikan perusluvuista, antaen kuvan työntekijöiden määrästä yrityksessä ja missä päin yritystä he työskentelevät. Nuppilukuja käytetään esimerkiksi kun suunnitellaan tarvittavaa henkilöstömäärää tulevaisuuden projekteihin ja tehtäviin, näyttäen nykyisen tarjonnan. Lisäksi nuppiluku/fte on usein jakajana kun lasketaan erilaisia kuluja per henkilö (FTE) tai liikevaihto per henkilö (FTE). Toki myös viranomaisraportointia joutuu tekemään.

Määritelmät
Nuppiluku (HeadCount): Työsuhteessa oleva työntekijä lasketaan nuppiluvuksi 1
FTE: Työntekijöiden määrä täysiaikaisina työntekijöinä (jos työskentelee vain puolet viikosta/kuukaudesta, saa luvun 0.5)

Mistä lähteistä nämä luvut saadaan?
Alla näkyvässä kuvassa näkyy miten johdetut taulut HeadCount ja FTE on kytketty muihin
HR-perusjärjestelmän tauluihin.

Nuppiluvut otetaan yleensä HR-perusjärjestelmän työsuhde-taulusta. Laskelmat tehdään yleensä kuukauden tarkkuudella ja määritelmä voi olla esimerkiksi ’jos henkilöllä on työsuhde voimassa kuun viimeisenä päivänä’ saa hän arvon 1 sille kuukaudelle. Tähän voi lisätä muita versioita tai rajauksi ottamalla pois henkilöt jotka ovat pitkillä poissaoloilla, tai jotka eivät ole varsinaisia työntekijöitä vaan contractoreita (konsultteja) yhtiössä. Alla näkyvä HeadCount taulu on lopullisessa raportointi-muodossa tähtimallissa, jossa Työsuhteen tiedot on tuotu suoraan HeadCount tauluun kiinni. Nuppilukulaskelmissa päänsärkyä voi aiheuttaa työntekijät joilla on konserniin useita työsuhteita yhtäaikaa eri yhtiöihin meneillään. Näitä voi ajatella kaikkia yhtenä HeadCounttina tai sitten jättää mahdollisuuden BI työkalussa katsoa niitä yhtenä tai useana HeadCounttina.

FTE laskelmat menevät eri tavalla kuukausittaisille työntekijöille ja tuntipalkkalaisille. Kuukausipalkkalaisille lähteenä käytetään HR-perusjärjestelmän työsuhde-taulua, ja laskelma eroaa seuraavalla tavalla nuppiluvuista: Henkilö saa arvon 1 FTE ollessaan koko kuun töissä, mutta jos hän on vain puolet kuusta niin arvoksi tulee 0.5. Yleensä HR haluaa FTE:stä eri versioita, esimerkiksi vähentäen kuukauden aikana olleet poissaolot tai vain palkattomat poissaolot. Myös osa-aikaiset työntekijät tulee huomioida.

Tuntipalkkalaisten FTEt otetaan yleensä maksetuista palkoista, joissa siis tulisi näkyä maksetut tunnit. Kuukauden aikana maksetut tunnit jaetaan kuun maksimituntimäärällä, ja jälleen täysiaikainen töissäolo antaa arvon 1. Alla näkyy FTE-taulu tähtimallimuodossa.

Usein FTEt halutaan lisäksi jakaa kustannusjakoperusteella eri kustannuspaikoille, kun taas nuppiluvut saatetaan näyttää vain pääkustannuspaikalla. On oleellista myös huomata miten eri tavoin HR raportointi ja perusjärjestelmän logiikka toimivat. Esimerkiksi jos huomataan että perusjärjestelmässä on virheellisesti työsuhde (henkilöä ei ole todellisuudessa ollutkaan työllistettynä) niin HR-perusjärjestelmään virhe korjataan, mutta jos luvut on tuolla perusteella jo aiemmin raportoitu niin usein lukujen halutaan pysyvän samoina, eikä niiden haluta muuttuvan jatkuvasti vielä vuosien päästä.

Nuppiluku – ja FTE laskelmat saattavat olla monimutkaisia tarkalla tasolla ja onnistunut projekti vaatiikin usein syvää HR-datan käsittelyn ymmärrystä.

Ota yhteyttä myyntiimme, jos HR – dataan liittyvät asiat mietityttävät!

myynti@readysolutions.fi

HR raportointi ja tietomallit

HR – datan ymmärrys sekä hyödyntäminen on tärkeää kaikille isommille organisaatioille, alkaen pakollisesta viranomaisraportoinnista aina strategiseen HR-suunnitteluun ja linjauksiin suhteessa liiketoiminnan tavoitteisiin.

Alla olevassa kuvassa näkyy HR – raportointiin liittyvät peruskäsitteet. Yritys tallentaa työntekijän perustiedot kuten nimen ja osoitteen ja perustaa henkilölle työsuhteen (tai kyseessä voi olla myös alihankkijan henkilö), joka määrittää suurimman osan perustiedoista (dimensioista) raportointinäkökulmasta katsottuna. Huomaa myös että joissain tapauksissa on mahdollista, että työntekijällä on samaan aikaan useampi työsuhde voimassa saman konsernin eri yritysten kanssa. Työsuhteita on myös eri luonteisia, osalla työntekijöistä voi olla useita lyhytikäisiä määräaikaisia työsuhteita saman vuoden aikana.

Onnistunutta HR-raportointikehitystä varten on oleellista ymmärtää tämä prosessi ja siihen liittyvä tietojen tallennus  HR-perusjärjestelmässä. Työsuhteen tarjoamat perustiedot liittyvät työajan tallennukseen, poissaoloihin ja palkanmaksuun työntekijälle.

HR raportoinnin tarpeet vaihtelevat liiketoiminnan luonteen mukaan. Alla olevat metriikat täyttävät yleisen perusraportoinnin tarpeen HRlle.

1. Työsuhde

  • Henkilömäärä      (aktiivisten työntekijöiden määrä)
  • FTE-luvut               (työntekijöiden määrä täysiaikaisina työntekijöinä -full time equivalents)
  • Vaihtuvuus             (yrityksestä lähtevät työntekijät ja uusien palkkaaminen)

2. Maksut työntekijälle

  • Työntekijän/työtunnin keskimääräinen hinta
  • Ylitöiden määrä ja hinta

3. Poissaolot, lomat ja työaika

  • Poissaolojen määrä ja keskiarvo eri työntekijäryhmissä
  • Kertyneet lomapäivät
  • Työajan seurannasta projektikohtainen työtuntimäärä, eri tehtäviin käytetty työaika

Tämän lisäksi HR raportointiin voi kuulua esimerkiksi rekrytointiprosessiin liittyviä asioita (kuinka pitkään menee uuden henkilön löytämiseen), henkilöstökyselyt (työtyytyväisyys) ja koulutuspäivien määrä ja kustannukset.

Yleiset ryhmittelevät tekijät (dimensiot) HR datalle ovat sukupuoli, ikäryhmät, työsuhteen vakinaisuus/määräaikaisuus, erilaiset maksu/kompensaatiotyypit kuten peruspalkka, bonukset, luontoisedut ja työntekijä-esimies hierarkia sekä kustannuspaikka-hierarkia.

Alla on esimerkki loogisesta tietomallista, josta saa johdettua yllä luetellut metriikat. Yleensä kaikki tiedot linkittyvät työsuhteeseen ja henkilöön. Raportoinnin kannalta on ensiarvoisen tärkeää että myös muutokset työsuhteen tai henkilön perustietoihin tallentuvat ainakin raportointia varten. Yleensä jo HR-perusjärjestelmä tallentaa nuo muutokset, mutta aina näin ei ole ja silloin tallennus on tehtävä HR-raportointijärjestelmässä (HR DWssä). HR-raportointitietokannan fyysisessä toteutuksessa on yleensä tarpeen tehdä omat taulut FTE-luvuille, henkilömäärille, sekä käyttää teknisiä voimassaolopäivämääriä työsuhteen ja henkilön perustietojen muutoksien tallennukseen.

Yllä on kuvattu lyhyt johdanto HR – datan maailmaan.

Ota yhteyttä, jos HR – data sekä prosessien kehittäminen datan avulla kiinnostavat!

myynti@readysolutions.fi