HR raportointi ja tietomallit

Alla olevassa kuvassa näkyy HR raportoinnin tarvitsemat peruskomponentit. Yritys tallentaa työntekijän perustiedot kuten nimen ja osoitteen ja perustaa henkilölle työsuhteen (tai kyseessä voi olla myös alihankkijan henkilö), joka määrittää suurimman osan perustiedoista (dimensioista) raportointinäkökulmasta katsottuna. Huomaa myös että joissain tapauksissa on mahdollista että työntekijällä on samaan aikaan useampi työsuhde voimassa saman konsernin eri yritysten kanssa. Työsuhteita on myös eri luonteisia, osalla työntekijöistä voi olla useita lyhytikäisiä määräaikaisia työsuhteita saman vuoden aikana. Onnistunutta HR-raportointikehitystä varten on oleellista ymmärtää tämä prosessi ja siihen liittyvä tietojen tallennus  HR-perusjärjestelmässä. Työsuhteen tarjoamat perustiedot liittyvät työajan tallennukseen, poissaoloihin ja palkanmaksuun työntekijälle.

HR raportoinnin tarpeet vaihtelevat busineksen mukaan. Alla olevat metriikat täyttävät yleisen perusraportoinnin tarpeen HRlle.

1. Työsuhde

  • Nuppiluvut (aktiivisten työntekijöiden määrä)
  • FTE-luvut (työntekijöiden määrä täysiaikaisina työntekijöinä -full time equivalents)
  • Vaihtuvuus (Yrityksestä lähtevät työntekijät ja uusien palkkaaminen)

2. Maksut työntekijälle

  • Työntekijän/työtunnin keskimääräinen hinta
  • Ylitöiden määrä ja hinta

3. Poissaolot, lomat ja työaika

  • Poissaolojen määrä ja keskiarvo eri työntekijäryhmissä
  • Kertyneet lomapäivät
  • Työajan seurannasta projektikohtainen työtuntimäärä, eri tehtäviin käytetty työaika

Tämän lisäksi HR raportointiin voi kuulua esimerkiksi rekrytointiprosessiin liittyviä asioita (kuinka pitkään menee uuden henkilön löytämiseen), henkilöstökyselyt (työtyytyväisyys) ja koulutuspäivien määrä ja kustannukset.

Yleiset ryhmittelevät tekijät (dimensiot) HR datalle ovat sukupuoli, ikäryhmät, työsuhteen vakinaisuus/määräaikaisuus, erilaiset maksu/kompensaatiotyypit kuten peruspalkka, bonukset, luontoisedut ja työntekijä-manageri hierarkia sekä Coscenter-hierarkia.

Alla on esimerkki loogisesta tietomallista, josta saa johdettua yllä luetellut metriikat. Yleensä kaikki tiedot linkittyvät työsuhteeseen ja henkilöön. Raportoinnin kannalta on ensiarvoisen tärkeää että myös muutokset työsuhteen tai henkilön perustietoihin tallentuvat ainakin raportointia varten. Yleensä jo HR-perusjärjestelmä tallentaa nuo muutokset, mutta aina näin ei ole ja silloin tallennus on tehtävä HR-raportointijärjestelmässä (HR DWssä). HR-raportointitietokannan fyysisessä implementaatiossa on yleensä tarpeen tehdä omat taulut FTE-luvuille sekä nuppiluvuille, sekä käyttää DWAlku/Loppu päivämääriä työsuhteen ja henkilön perustietojen muutoksien tallennukseen.

Siinäpä se. HR raportointi on tärkeää kaikille isommille organisaatioille, alkaen pakollisesta viranomaisraportoinnista aina strategiseen HR-suunnitteluun ja linjaukseen suhteessa busineksen tavoitteisiin.

Jätä kommentti

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *